Вы когда-либо задумывались, что объединяет всех успешных людей всех стран мира, будь то бизнесмены, артисты или менеджеры? В чем секрет успеха этих людей? Вы, возможно, скажете – чтобы добиваться высоких результатов на работе и зарабатывать достойные деньги, приходится отказываться от всех человеческих радостей и проводить на работе все время, включая выходные. Или что нужно родиться гением. Но секрет заключается в том, что все успешные люди работают не просто много, а эффективно. Поговорим об одном из способов повысить свою личную эффективность – тайм-менеджменте.

Тайм-менеджмент переводится как «управление временем». Как это делать, да и нужно ли это? Время – единственный ресурс, который нельзя восполнить, купить, обменять или повернуть вспять. Время нельзя приобрести, его можно лишь потратить, и наша задача – научиться тратить его с умом и с удовольствием, а не бросать на ветер.

Вы – заведующая аптекой, у вас в подчинении люди, которые зависят от вас морально, ведь именно вы создаете психологические климат в коллективе, и материально, т.к. если вы работаете эффективно, аптека выполняет план продаж и весь коллектив получает премии. На вас лежит очень большая ответственность – фактически вы отвечаете за работу всей аптеки. Вы наверняка сталкивались с ситуацией, когда наваливается куча дел и их приходится разгребать, не знаешь за что взяться, мечешься, в итоге что-то не успеваешь, например написать отчет. Многие люди всю жизнь работают по принципу «разгрести завал», другие – по принципу неотложных дел: они так заняты, что успевают только реагировать на жалобы покупателей, звонки из офиса и т.д., до выполнения же другой работы руки просто не доходят.

Правило 1

Посмотрите на свой рабочий стол. Что вы видите? Если на вашем рабочем месте царит идеальный порядок, можете переходить к следующему пункту, вы уже соблюдаете первое правило. А если нет? Вам наверняка приходилось слышать такие мнения, что за захламленным столом некоторым удобнее работать, чем за убранным. Это полное заблуждение! Если вы сами так считаете, попробуйте навести порядок и поработать в новой обстановке. Ваша скорость возрастет в 2 раза! И это только благодаря порядку на рабочем месте. Помните, лучше потратить несколько минут на то, чтобы разложить отчеты и докладные по папкам, чем тратить полчаса на поиск нужной бумажки.

Правило 2

Элементарным и очень эффективным приспособлением для тайм-менеджмента является обычный ежедневник. С его помощью можно повысить свою эффективность в 4–5 раз, сэкономив при этом несколько часов каждый день. Итак, как же правильно работать с ежедневником?

Вы наверняка слышали выражение: чем больше делаешь, тем больше успеваешь. Это как раз наш случай. Существует такая закономерность: когда планируешь на день 3–4 дела, выполняешь 1–2, остальные не получается выполнить по не зависящим от тебя причинам. Но когда планируешь на день 10–12 дел, 8–9 из них выполняются. В чем тут секрет? Дело в том, что когда мы планируем дела на день, мы уже подсознательно настраиваемся на их выполнение, когда же их необходимо выполнить много, мы невольно начинаем работать более энергично.

Еще один «секрет»: составляйте план на завтрашний день с вечера. Тогда ваше подсознание ночью будет готовиться к выполнению завтрашних планов, и с утра вам не придется мучиться, пытаясь вспомнить все, что вы собирались сделать.

Теперь перейдем к самому важному: как планировать в ежедневнике.

Каждый день вам предстоит решить множество вопросов: позвонить в офис, поговорить с рассерженным покупателем, написать отчет, принять товар, найти замену заболевшему первостольнику и т.д. К тому же еще хочется попить чаю, обсудить погоду, придумать, что приготовить мужу на ужин. Как все успеть? Существует множество систем ведения записей в ежедневнике. Наиболее продуктивной является классификация планов по степени важности.

Разделите страницу ежедневника на три колонки. Правая будет называться «Срочное и важное». Сюда следует вписывать дела, которые не терпят отлагательств и важность которых неоспорима, к примеру срочный отчет, подготовка к завтрашней проверке, нахождение сменщика на место заболевшего сотрудника, прием привезенного товара. Невыполнение этих дел в срок приведет к серьезным негативным последствиям для вас или даже для всей аптеки. Сосредоточьте ваше внимание именно на этой колонке. Вам просто необходимо выполнить эти дела. Не переходите к выполнению планов из следующих колонок, если остался невыполненным хоть один пункт «Срочного и важного», как бы много планов не было записано в остальных столбцах.

Средняя колонка называется «Важное». Это дела, которые также очень важны для работы всей аптеки, но они не такие срочные, их можно делать постепенно, сроки вас не поджимают, например месячный отчет.

Последняя колонка будет содержать несрочные и неважные планы, как то позвонить домой, узнать у мужа, что бы он хотел сегодня на ужин, обсудить с коллегами последние новости. Без этих планов вы можете обойтись. В сущности, эти дела можно вообще вычеркнуть из рабочего времени, они лишь тормозят вас, перенести на время обеденного перерыва.

Пункты в каждой колонке вы можете выстраивать двумя способами: по времени и опять же по важности. Второй вариант – более наглядный. Смысл его в том, что под цифрой «1» в столбце стоит архиважное/архисрочное дело. Его вы должны выполнить первым, когда придете на работу. Остальные планы располагаются по тому же принципу. Не переходите к следующему пункту, пока не выполните предыдущий. Если выполнение задерживается по не зависящим от вас причинам, выполняйте следующее по списку, к верхнему же вернитесь позднее.

Но как определить, насколько важным или срочным является то или иное дело? Иногда бывает сложно отделить главное от второстепенного. Всякий раз, когда вы задумываетесь, в какую колонку отнести то или иное дело, спрашивайте себя: «Что произойдет, если я не выполню эту задачу? Будет ли иметь это негативные последствия? Что изменится, если выполню ее быстро и в срок?» Эти простые вопросы помогут вам легко разобраться в расстановке приоритетов.

После выполнения каждого пункта вычеркивайте его. Это позволит вам наглядно видеть объем проделанной работы и рассчитывать запас энергии на оставшиеся дела. Вычеркивание также помогает почувствовать ощущение движения, прогресса, вы перестанете воспринимать работу как засасывающую трясину дел. Планирование с ежедневником позволит вам повысить эффективность в 2–3 раза, при этом экономя время на игнорировании дел из третьей колонки.

Правило 3

Если вам предстоит сделать что-то очень неприятное, но необходимое, сделайте это дело первым, как только придете на работу. К примеру, вам нужно позвонить в офис и вы знаете, что разговор получится нелегким. Первое, что вы должны сделать, придя в аптеку, – позвонить. Если вам нужно объявить первостольнику о его увольнении в связи с невыполнением плана продаж, сделайте это сразу. Не откладывайте на последнюю минуту, иначе весь день это неприятное дело будет над вами довлеть, вы будете думать о предстоящей сцене, будете рассеянно работать и не успеете выполнить все намеченные дела. Если же вы в самом начале дня сделаете трудное и неприятное, вы получите прилив сил на весь день, зная, что самое болезненное уже выполнено.

Эти нехитрые правила позволят вам повысить личную эффективность и все успевать на работе. Вы будете меньше нервничать, отношение начальства к вам улучшится. У вас появится больше времени на общение с семьей и друзьями, на занятия спортом, ведь теперь вы будете работать исключительно в рабочее время.

Ирина Арсентьева, преподаватель Московского медико-социального института, член РАФМ

Вернуться к списку статей номера